Tăng hiệu quả làm việc cực đỉnh với phương pháp Pomodoro

Tăng hiệu quả làm việc với phương pháp Pomodoro

Cuộc sống hiện đại khiến cho con người ngày một bận rộn một cách khó hiểu. Mặc dù công việc chúng ta đã được công nghệ, máy móc hổ trợ rất nhiều nhưng với hàng trăm áp lực đè nặng lên vai, hàng tá công việc phải xử lý đột xuất thực sự khiến cho việc hoàn thành công việc hiệu quả là một vấn đề. Chưa kể những công việc, vấn đề không liên quan trong cuộc sống hằng ngày vẫn xảy ra: cuộc gọi điện thoại của con gái hoặc phải kiểm tra gấp hành trình chuyến bay bị hoãn… luôn khiến ta mất tập trung.

Và mất tập trung là một trong những nguyên nhân chính ảnh hưởng đến năng suất làm việc của chúng ta. Theo một nghiên cứu, khi chúng ta đang tập trung làm một việc mà có việc khác xen vào như ai đó nhờ làm hộ, check mail hoặc nghe điện thoại… thì cần ít nhất 15 phút mới có thể lấy lại được sự tập trung vào công việc chính.

Với quỹ thời gian 24 tiếng/ngày thì làm thế nào để có thể tập trung với công suất tối đa, hiệu quả cao và hạn chế stress ở mức tối thiểu. Để giúp bạn cải thiện tình hình này, Y5Study giới thiệu tới các bạn một phương pháp làm việc tập trung, sáng tạo và thậm chí không biết mệt. Đó chính là Pomodoro Technique (phương pháp Pomodoro), hay còn được biết đến với tên gọi phương pháp ‘quả cà chua’, do Francesco Cirillo phát triển.

Phương pháp Pomodoro – Quả cà chua là gì?

Pomodoro (Pomodoro Technique) là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc, được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO của công ty phần mềm Ý vào năm 1980. Khi còn là sinh viên,  ông đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục.

Trong tiếng Italia, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua – Lý do là Cirillo đã dùng 1 chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo ra phương pháp này.

Làm việc cực tập trung với phương pháp Pomodoro

Phương pháp này hết sức đơn giản: Phương pháp Pomodoro dạy bạn cách quản lý thời gian bằng cách “dụ dỗ” bộ não tập trung. Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro. 

Chính nhờ sự đơn giản và dễ áp dụng, Pomodoro được bình chọn là phương pháp tăng năng suất tốt nhất năm 2013 bởi độc giả của tờ tạp chí Lifehack, gồm các lập trình viên, nhà văn, luật sư, nhà quản lý, sinh viên và giáo viên…

Các bước để sử dụng phương pháp Pomodoro hiệu quả

♦  Bước 1 – Lập danh sách việc cần làm

Bạn nên lập ra một list danh sách việc cần làm trong ngày hoặc trong một khoảng thời gian. Mỗi việc đó xác định cần hoàn thiện trong thời gian là 25 phút. Bạn nên note danh sách lên bàn, máy tính làm việc hoặc bất kì đâu mình dễ nhìn thấy.

♦  Bước 2 – Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro

Có nhiều ứng dụng, website hỗ trợ việc sử dụng Pomorodo khá tốt và hoàn toàn miễn phí.  Tuy nhiên mình nghĩ nên sử dụng Pomorodo dạng cơ, vì khi bạn sử dụng điện thoại, web… thì thường có thói quen check Facebook, hoặc đọc tin nhắn gây mất tập chung.

Tại sao là 25 phút? Vì 25 phút chính là quãng thời gian đủ để hứng phấn, không quá ngắn và không dài để gây mệt mỏi. Tuy nhiên các bạn có thể cài đặt nhỉnh hơn hoặc ít hơn 25 phút, tùy theo khối lượng công việc. Không nhất thiết phải cứng nhắc 25 phút vì mỗi người mỗi nghề, nhưng cũng đừng lệch quá nhiều nhé.

♦  Bước 3 – Tập trung thực hiện công việc cho đến khi chuông báo hết 25 phút

Bạn cần làm công việc trọn vẹn trong thời gian đã cài đặt, khi chuông báo thì nghỉ và phải thực sự nghiêm khắc với bản thân nhé. Nếu trong lúc làm việc mà bạn nghĩ ra việc gì đó cần làm, hãy ghi lại nó ra giấy và ngay lập tức quay lại với công việc chính. Làm xong sớm thì kiểm tra lại công việc đã làm. Làm muộn hơn cần xem lại khối lượng công việc để lần sau hoàn thiện tốt hơn.

Các bước để sử dụng phương pháp Pomodoro hiệu quả5 bước để thiết lập một chu kì Pomodoro hiệu quả

♦  Bước 4 – Nghỉ ngắn giữa các pomodoro (thường là 5 phút)

Đây là bước nghĩ là đơn giản nhưng theo mình thực sự là khó khăn. Theo kinh nghiệm bản thân thì trong lúc nghỉ 5 phút, như thói quen lại đem điện thoại ra check Facebook, Zalo, đọc tin nhắn… việc này khiến mình bị cuốn theo và quên luôn thời gian nghỉ chỉ có 5 phút.

♦  Bước 5: Sau 4 pomodoro, hãy nghỉ dài hơn từ 15-30 phút. Sau đó, quay lại bước 1.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện phương pháp Pomodoro

–   Trong một Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu. Không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro nhé.

–   Chỉ tập trung làm một việc duy nhất với 100% thời gian đã định. 

–   Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.

–   Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, đi dạo trong văn phòng.. hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì những điều đó có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

»»» Điều qua trọng là hãy tận hưởng thời gian giải lao thật trọn vẹn. Hãy di chuyển ra khỏi chỗ ngồi của mình, hãy vận động!

Nếu đang trong Pomodoro mà bị làm phiền thì sao?

Thực tế là Pomodoro giúp bạn tăng hiệu quả làm việc không có nghĩa là hoàn toàn giúp bạn tránh được những phân tâm bởi một đồng nghiệp, cuộc họp hoặc trường hợp khẩn cấp. Đôi lúc những vấn đề gây phiền nhiễu khi thực hiện Pomodoro là không đơn giản, thỉnh thoảng nó cần bạn phải chú ý và xử lý ngay lập tức. Do đó, Cirillo đề xuất chiến lược “inform, negotiate, schedule and call back” để xử lý vấn đề này:

Inform: Thông báo cho đồng nghiệp là họ đang làm mình bị xao nhãng.

Negotiate: Thương lượng với đồng nghiệp về thời gian bạn sẽ dành để xử lý, giải quyết vấn đề họ đưa ra. Ví dụ “Bạn vui lòng chờ tôi 20 phút nữa”.

Schedule: Có kế hoạch follow-up ngay lập tức.

Call back: Quay lại với vấn đề của đồng nghiệp ngay khi bạn đã sẵn sàng để xử lý nó hoặc khi đã hoàn thành Pomodoro.

Đồng hồ quả cà chua Pomodoro

MUA ĐỒNG HỒ QUẢ CÀ CHUA

Pomodoro có thực sự đáng để bạn trải nghiệm?

Kỹ thuật Pomodoro sẽ giúp bạn tạo thói quen hoàn thành mọi việc ngay hôm nay, giúp bạn tiết kiệm được thời gian trong tương lai. Thật không quá để nói rằng phương pháp Pomodoro sẽ thay đổi bạn.

Tăng hiệu quả công việc lên rất cao:  Khi áp dụng Pomodoro bạn sẽ rất nỗ lực để hoàn thành yêu cầu của công việc trong khoảng thời gian hữu hạn. Bạn sẽ phải loại bỏ sự gián đoạn hoặc tìm cách xử lý nó mà không ảnh hưởng đến việc tập trung làm nhiệm vụ chính. Hãy thử đi, bạn sẽ thấy thường chỉ cần làm trong thời gian 4 tiếng (với Pomorodo) bạn có thể hoàn thành công việc của cả ngày.

Hình thành thói quen quản lý thời gian hiệu quả: Khi áp dụng phương pháp Pomorodo, bạn sẽ ước tính được các nỗ lực cần thiết cho từng hoạt động. Từ đó bạn sẽ có cách kiểm soát, quản lý thời gian và tối ưu hóa công việc trong một Pomodoro. Bạn sẽ cài đặt thời gian biểu của mình một cách khoa học.

Giảm thiểu mệt mỏi: Thời gian nghỉ giải lao là khoảng để cơ thể bạn được điều tiết điều độ và có khuôn khổ. Hơn nữa kỹ thuật này cho phép bạn giới hạn thời gian, tạo động lực hoàn thành các công việc. Bởi vậy bạn sẽ có thời gian vui chơi, tận hưởng cuộc sống trọn vẹn. 

Hoàn thành mục tiêu: Pomodro tập cho bạn thói quen suy nghĩ trong bất kỳ hoàn cảnh nào và phát triển khả năng lập kế hoạch, thực hiện thành công các mục tiêu lớn.

Pomodoro thực sự là một phương pháp tối ưu hóa năng suất làm việc, hướng đến khả năng tăng sự tập trung, tránh mệt mỏi. Tuy nhiên có một điều chắc chắn là khi mới bắt đầu, bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn. Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi có cố gắng .Tuy nhiên, nếu kiên trì áp dụng, bạn chắc chắn sẽ nhận được kết quả.

Chúc bạn tăng năng suất và quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Pomodoro nhé.

Please follow and like us:

2 thoughts on “Tăng hiệu quả làm việc cực đỉnh với phương pháp Pomodoro

  1. Trước đây giờ làm ở công sở của mình khá là ảm đạm. Dù có deadline hay không thì mình cũng rất ít khi có được tư thế sẵn sàng làm việc. Khối lượng công việc lớn đôi khi làm mình ngán ngẩm. Nhưng nhờ có pomodoro mà mỗi ngày của mình bây giờ là những cuộc đua nhỏ với quả cà chua này. Không có thắng thua nhưng tinh thần làm việc của mình được boost lên hẳn. Thanks y5study vì chia sẻ hữu ích này.

    1. Cảm ơn chia sẻ của bạn nha. Y5study Chúc bạn có niềm vui và tăng hiệu quả trong công việc hơn vơi Pomodoro.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Social Share Buttons and Icons powered by Ultimatelysocial