Review sách – Kiểm soát thời gian, chu toàn mọi việc

Tiếp theo những cuốn sách về quản lý thời gian, hôm nay tôi muốn giới thiệu đến các bạn cuốn “Kiểm soát thời gian – chu toàn mọi việc” của hai tác giả Alec Mackenzie & Pat Nickerson. Nếu chỉ được dùng một câu duy nhất để nói về cuốn sách này, thì câu nói đó sẽ là “đây là cuốn sách giáo khoa về quản lý thời gian”. Vì sao tôi lại ví nó như một cuốn sách giáo khoa? Bởi vì sách giáo khoa sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức nền tảng nhất, những ví dụ trực quan nhất và đương nhiên cả những kiến thức sâu hơn cho những người muốn nghiêm túc tìm hiểu.

Bạn muốn nhập môn “quản lý thời gian”? Vâng, “Kiểm soát thời gian – chu toàn mọi việc” chính là quyển sách giáo khoa dành cho bạn. Một cuốn sách hết sức đầy đủ, chi tiết, trực quan và có cả bài tập cho bạn thực hành. Cuốn sách khá dày, hơn 400 trang, nhưng không phải là một cuốn sách dài dòng, lê thê. Đây là cuốn sách mà mỗi vấn đề được nêu ra trong chương nào sẽ được giải quyết triệt để trong chương đó, sau đó hướng dẫn tự đánh giá cho người đọc. Tôi thích cuốn sách này ở điểm, đọc xong mỗi chương thì tôi có thể thực hành ngay một cách hiệu quả mà không phải đợi đọc hết cả cuốn sách. Dĩ nhiên bạn vẫn nên đọc hết cả cuốn sách vì tôi thấy chương nào cũng hay cả.

Review sách Kiểm soát thời gian chu toàn mọi việc

LINK SÁCH

Cuộc sống đầy rẫy những lầm tưởng, những sự huyễn hoặc tự dối bản thân và cả những cái bẫy vô hình. Đối với việc quản lý thời gian thì đây chính là những yếu tố khiến bạn thất bại. Cuốn sách chỉ ra những lầm tưởng, những chiếc bẫy thời gian có tác hại như thế nào đến sự thành công của bạn, giúp bạn tỉnh táo nhìn ra chúng, thay đổi chúng và làm chủ thời gian của mình.

Cạm bẫy thời gian luôn khiến con người cảm giác như thời gian của mình bị tắc lại trong dòng chảy vô tận của công việc và trách nhiệm, và cuộc sống trở nên khó khăn và mất kiểm soát hơn cho dù đã cố gắng hết sức.

Có lúc nào bạn làm việc từ sáng mãi tới tận khuya mà công việc vẫn ngập đầu, ngày này qua ngày khác. Nếu có, bạn đang dính phải những chiếc bẫy thời gian. Có khi nào bạn dành cả ngày để chỉ làm một việc nhưng đến hôm sau nhận ra rằng việc đó lại hoàn toàn vô nghĩa cho sự nghiệp của bạn. Nếu có, bạn đang mắc phải những lầm tưởng khiến bạn coi một công việc vô nghĩa là quan trọng và ngược lại. Có khi nào bạn muốn tập trung làm việc nhưng lại bị gián đoạn bởi những cuộc gọi, những email hay những cuộc gặp gỡ bất ngờ từ khách hàng và đồng nghiệp. Nếu có, thì đây là lúc bạn nên tạm dừng lại mọi việc, dành thời gian đọc cuốn sách này và thay đổi thực tại.

Cuốn sách “Kiểm soát thời gian – chu toàn mọi việc” đưa ra rất nhiều giải pháp hay, nhưng bước đầu tôi chỉ chọn một vài giải pháp phù hợp với mình làm theo trước, từng bước cải thiện tình hình, chậm mà chắc. Nếu như trước đây tôi bắt đầu một ngày làm việc chỉ như là bắt đầu dọn dẹp một đống hỗn loạn thì giờ đây tôi đã có thể bắt đầu một ngày làm việc thực sự. Việc có một danh sách nhỏ các công việc cần xử lý trong ngày và sắp xếp tầm quan trọng của chúng khiến tôi luôn ý thức được mình đang làm gì và kiểm soát được những điều mình đang làm. Cố gắng hoàn thành 20% công việc được cho là quan trọng nhất giúp tôi đạt được 80% sản lượng của một ngày làm việc (quy tắc 80/20). Việc sử dụng giấy nhớ và đặt ra những khoảng thời gian không bị làm phiền giúp tôi luôn đi đúng hướng và có thể tập trung cao độ. Những việc đôi khi tôi mất nửa ngày, thậm chí một ngày làm việc để thoàn thành thì giờ đây tôi có thể giải quyết xong trong vòng chưa đầy hai tiếng nhờ biết cách tập trung.

Đó chỉ là hai trong số những điều mà tôi học được từ cuốn sách nhưng hiệu quả lại cực kì ấn tượng, năng suất công việc của tôi tăng vượt trội và không còn cảnh phải chạy đua với thời gian nữa. Bằng việc áp dụng những điều học được từ cuốn sách vào thực tế công việc của mình, tôi đã rút ra được một mẹo nhỏ sau đây và muốn chia sẻ cùng các bạn. Đó là kết hợp phần mềm chat Zalo và phương pháp Pomodoro. Với những ai chưa biết phương pháp pomodoro là gì thì có thể tìm hiểu ở bài viết sau – Tăng hiệu quả làm việc với phương pháp Pomodoro

Zalo là một ứng dụng chat phổ biến ở Việt Nam. Hằng ngày ngoài điện thoại, email tôi đều sử dụng Zalo để liên lạc với khách hàng và đồng nghiệp. Zalo rất có ích nhưng cũng là một nguyên nhân gây sao lãng công việc khi bạn lạm dụng nó để tán gẫu trong giờ làm. Cứ mỗi phút bạn bị gián đoạn thì cần tối thiểu 4 phút để lấy lại nhịp độ công việc. Như vậy nếu bạn bị sao lãng 12 phút thì bạn cần tối thiểu 48 phút để quay trở lại với sự tập trung cần thiết cho công việc đang dang dở. Tổng cộng bạn đã lãng phí 60 phút chỉ vì 12 phút mất tập trung.

Vậy giải pháp ở đây là gì? Hãy ứng dụng ứng dụng/đồng hồ pomodoro.

Mỗi chu kì pomodoro thường kéo dài 25 phút, trong 25 phút đó bạn phải làm việc hết sức tập trung, không sao lãng, chỉ tập trung vào việc mình đang làm. Sau mỗi 25 phút bạn sẽ có 5 phút nghỉ giải lao, coi như là một phần thưởng nhỏ cho 25 phút tập trung trước đó. Đồng thời, bạn nên nhận ra rằng, trao đổi trên Zalo là cần thiết nhưng thông thường không có những việc quan trọng đến nỗi không thể đợi bạn trong vòng 25 phút. Vì vậy hãy đặt Zalo vào trạng thái “đang bận”, thông báo sẽ hoàn toàn biến mất, trong khi tin nhắn gửi đến bạn vẫn có thể nhận được, nhưng chỉ không xuất hiện thông báo làm bạn mất tập trung mà thôi. Người gửi tin nhắn cho bạn sẽ nhận được một thông điệp rằng bạn đang bận và sẽ trả lời tin nhắn ngay khi có thể, rất lịch sự đúng không nào, sẽ không ai trách bạn vì điều này cả. Về phía bạn, khi bật Zalo trở lại thì sẽ xuất hiện một bảng thông báo rằng có những ai đã nhắn tin cho bạn, bao nhiêu tin nhắn mỗi người, vì thế bạn sẽ không bỏ lỡ điều gì cả.

Đó là ý tưởng, và đây là lúc thực hiện.

Trước hết bạn phải có trong tay danh sách công việc cần làm, sau đó bạn đặt Zalo vào trạng thái “đang bận”. Đặt đồng hồ đếm ngược 25 phút và bắt đầu tập trung làm việc. Hết 25 phút bạn có 5 phút giải lao để kiểm tra và trả lời tin nhắn trên Zalo và lại bắt đầu chu kì với 25 phút tập trung làm việc. Tin tôi đi, ngày làm việc của bạn sẽ trở nên hiêu quả rất nhiều và bạn sẽ không bỏ lỡ một thông tin nào cả. Chúc bạn thành công.

LINK SÁCH

Để có nhiều gợi ý hơn về những cuốn sách hay, ý nghĩa các bạn có thể tham khảo tại chuyên mục ‘BOOKS’ trên trang web hoặc theo dõi fanpage của Y5 Study nhé.

Please follow and like us:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Social Share Buttons and Icons powered by Ultimatelysocial